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교육 · 학원 운영

Academy ERP 학원 운영·학사 플랫폼

매일 수십 번 바뀌는 강사별 시간표와 학생별 출결을 스프레드시트로 버티던 국제학교 IB·iGCSE 학원을, 수강신청·출결·인보이스 발송·미수금·시간표까지 한 시스템으로 옮기고 학사(숙제·채점·리포트)는 별도 플랫폼으로 이은 학원 ERP.

운영 중

01

문제

그 업계 사람이면 바로 아는 문제들.

  1. 시간표와 출결이 하루에도 수십 번 바뀐다

    국제학교 학원은 학생마다 다니는 학교 시간표가 다르고 강사는 대부분 위탁이라, 수업 시간·담당·인원이 하루에도 수십 번 조정된다. 이걸 구글 스프레드시트 몇 장으로 간신히 따라가던 것이 이전 운영이었다. 시트 하나가 어긋나면 출결·수납·강사료가 줄줄이 틀렸다.

    지금
    강사별 스케줄과 학생별 수강·출결이 한 시스템에서 회차 단위로 관리되고, 바뀐 것은 한 곳에서만 고친다. 수납·강사료는 그 회차 기록에서 자동으로 따라온다.

  2. 수강료 인보이스를 손으로 계산해 만들어 보낸다

    학생이 이번 달 들은 수업을 시트에서 골라내고, 수업 유형별 단가와 할인을 곱해 인보이스를 만들고, 학부모에게 하나씩 보내는 것이 매달 실무자의 일이었다. 학생이 많아질수록 계산 실수와 발송 누락이 늘었다.

    지금
    원클릭으로 그 학생이 들은 수업이 일목요연하게 정리되고, 학원 브랜딩이 적용된 인보이스 PDF가 생성되며, 결제 링크를 담은 알림톡까지 한 번에 자동 발송된다.

  3. 정규반·특강으로 안 묶이는 수업이 많다

    시험대비반, 경시대회 준비반, 개인수업, 학부모 상담, 입시 원서 작성 수업, SAT 수업 — 학원의 실제 운영은 정규반과 특강 밖의 특수 수업으로 가득하다. 기성 학원 관리 프로그램은 이 유형들을 억지로 정규반 틀에 끼워 넣게 만들어, 결국 예외는 다시 시트로 돌아갔다.

    지금
    수업 유형을 학원의 니즈대로 정의해 단가·출결 규칙·인보이스 표기까지 유형별로 맞췄다. 예외 수업이 시스템 밖으로 새지 않는다.

  4. 출결이 틀리면 수업료 항의로 돌아온다

    출결을 강사가 수기로 체크하던 시절엔 누락과 착오가 잦았고, 그 출결이 그대로 인보이스에 실려 “우리 아이가 그날 수업 안 들었는데 수업료를 내라고 한다”는 항의가 반복됐다. 확인하려면 강사에게 다시 물어야 했다.

    지금
    회차별 실시간 출결에 강사가 한 번, 매니저가 한 번 더 확인하는 더블 체킹이 붙어 출결이 확정된 뒤에야 청구로 넘어간다. 출결발 수강료 시비가 사라졌다.

  5. 시간표 한 번 짜는 데 하루가 걸린다

    특강·정규반 시간표는 학생들이 다니는 학교 시간표, 여러 수업을 듣는 학생의 동선과 공강, 강사 겹침, 교실 충돌까지 한꺼번에 봐야 한다. 고려할 것이 너무 많아 확정 뒤에 다시 고치는 일이 늘 따라왔다.

    지금
    학원이 원하는 조건을 주면 AI가 시간표 시나리오를 여럿 만들고, 수강 예정 학생과 수강 가능성이 높은 학생까지 반영해 시나리오마다 점수를 매겨 높은 순으로 제시한다. 실무자는 마음에 드는 버전을 고른다. 하루 꼬박 걸리던 일이 한 시간 안쪽이 됐다.

  6. 수강신청을 받아 일일이 시트에 옮긴다

    수강신청은 전화·문자·카톡으로 받고, 최근엔 범용 설문 폼을 썼지만 학원 브랜딩도 필요한 항목도 맞출 수 없었다. 무엇보다 신청 결과를 실무자가 시트에 하나씩 옮겨 적어야 해서, 신청이 몰리는 시기엔 일이 폭발했다.

    지금
    확정된 시간표대로 수강신청 폼이 자동으로 만들어지고 링크 하나로 알림톡 발송된다. 학부모가 신청하면 기존 학생부와 매칭해 인적사항을 확정하고 신청한 수업에 배정하는 것까지 자동이다. 실무자는 링크만 보낸다.

  7. 미수금은 금액과 연락 이력을 따로 적어 둔다

    학생별 미수금은 고질적으로 생긴다. 얼마가 어느 수업에서 밀렸는지, 마지막으로 언제 수납 연락을 했는지, 인보이스는 언제 보냈는지를 각각 따로 적어 두고 관리해야 해서 학생이 늘수록 실무자가 감당하기 어려웠다.

    지금
    미수금이 자동 계산되고 수업별 밀린 금액·마지막 연락·인보이스 발송 시점이 미수금 대시보드 하나에 들어온다. 수납 연락의 우선순위가 바로 보이고, 실제로 제때 수납되는 비율이 올라갔다.
02

구조

스크롤하면 구조가 순서대로 조립됩니다.

수강신청 폼 스케줄·출결·청구 운영 DB 정산·강사료·급여 웹훅+보정 크론 반 편성 학사 DB 숙제 배포(웹·iOS) 문제 생성기(외부) 슬라이드·드릴 정본 AI 채점·강사 검수 오답·처방 리포트·발송 게이트 학부모 포털

좌우로 스크롤하면 전체 구조가 보입니다

  1. 01수강신청이 접수되고 승인된다

    공개 폼으로 들어온 수강신청을 직원이 반·기간에 매칭해 승인한다. 승인된 신청은 스케줄에 분반·기간이 붙은 수업 회차로 배정된다.

  2. 02출결이 청구가 되고, 정산은 세 장부로 끝난다

    회차마다 대면·온라인·녹화·결석 출결이 기록되고 그대로 인보이스(분반 표기 제거·현금 할인·크레딧 차감)가 된다. 결제 확인 뒤 정산 마감에서 원장 분배(스냅샷)·강사료(명단)·은행 대사(subset-sum)가 각자 계산되고 급여명세서로 이어진다. 전부 운영 DB에 쌓이고, 정정은 작업요청 큐로 간다.

  3. 03운영에서 학사로는 한 방향만 흐른다

    승인된 수강신청·학생 마스터·수업 회차·학사 캘린더가 웹훅으로 학사 플랫폼에 넘어가고, 보정 크론이 빠진 것을 맞춘다. 학사 쪽은 이를 반 멤버십으로 해석해 반을 편성하며, 결제·출결·성적은 넘기지 않는다. 학사 DB는 운영 DB와 별개다.

  4. 04수업 표준이 슬라이드·드릴·숙제가 된다

    슬라이드·드릴·참고서 정본과 외부 문제 생성기가 공급한 문항·마크스킴이 반에 숙제로 배포된다. 강사가 진도를 자연어로 입력하면 처방 요청이 나가고, 학생은 웹·iOS에서 펜으로 풀며 답안은 자동 저장된다.

  5. 05AI가 채점하고 강사가 게이트를 연다

    AI 채점은 파트 단위로 격리되고 실패는 강사 카드로 올라간다. 강사 검수와 이의제기 처리 뒤 오답노트와 약점 분석이 만들어지고, 관측은 약점 좌표로 생성기에 환류해 다음 처방 세트의 재료가 된다.

  6. 06회차 리포트가 학부모에게 간다

    회차가 끝나면 리포트 초안이 만들어지고, 강사가 확정한 뒤 발송 게이트를 거쳐 학부모 포털에 요약만 보인다.